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Dein Auftritt in Presse, Funk und Fernsehen

Ihr habt etwas zu berichten, das die Öffentlichkeit unbedingt erfahren sollte? Dann ladet doch mal die Presse ein! Pressekonferenzen (PK) eignen sich hervorragend, um Kontakte zu Medienvertretern aufzubauen und zu pflegen und das eigene Unternehmen (immer wieder) ins Gespräch zu bringen. Sie sollten aber dosiert eingesetzt werden.

Nicole Marschall, unsere Seniorberaterin Public & Media Relations, hat dazu einen Artikel im Newsletter „Führung & Management aktuell“ veröffentlicht und zentrale Tipps daraus auf unserer Facebook-Seite vorgestellt. Hier alle Tipps noch mal im Überblick:

 

Ihr habt etwas zu berichten, das die Öffentlichkeit unbedingt erfahren sollte? Dann ladet doch mal die Presse ein! Pressekonferenzen (PK) eignen sich hervorragend, um Kontakte zu Medienvertretern aufzubauen und zu pflegen und das eigene Unternehmen (immer wieder) ins Gespräch zu bringen. Sie sollten aber dosiert eingesetzt werden. Nicole Marschall, unsere Seniorberaterin Public & Media Relations, hat dazu einen Artikel im Newsletter „Führung & Management aktuell“ veröffentlicht und zentrale Tipps daraus auf unserer Facebook-Seite vorgestellt. Hier alle Tipps noch mal im Überblick:

Presse, Funk und Fernsehen ins eigene Unternehmen einzuladen, scheint praktisch, um „mal eben“ ein paar Neuigkeiten kundzutun. Doch Vorsicht: Pressekonferenzen (PK) kosten Zeit, Geld und personelle Kapazitäten – und das sowohl im eigenen Haus als auch bei den Medienvertretern. Ladet daher nur zu einer Pressekonferenz, wenn Ihr wirklich etwas Spannendes, Neues oder so Komplexes zu erzählen habt, das sich nicht ohne Weiteres am Telefon oder per Mail erklären lässt. Sinnvoll ist eine PK auch immer dann, wenn Ihre unterschiedliche Meinungen verschiedener Parteien beleuchten oder mehrere Themen von den entsprechenden Fachleuten erklären lassen wollt.

Vorteile: Der direkte Kontakt bei einer Pressekonferenz bietet Euch den Vorteil, den Journalisten nicht nur Eure News und Meinungen von Angesicht zu Angesicht mitteilen und Details erläutern zu können, sondern vor allem auch eine Beziehung zu ihnen aufzubauen bzw. zu pflegen.

Nachteile: Eine Pressekonferenz bindet zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen – bei Euch genauso wie in den Redaktionen. Damit sich die Konferenz für beide Seiten auszahlt, sollte sie gründlich vor- und nachbereitet und selbstverständlich optimal durchgeführt werden.

Tipp 1: Presseverteiler
Ihr habt ein Thema, über das Ihr umfassend informieren möchtet? Dann überlegt zunächst, welche Pressevertreter Ihr einladen möchtet! Hat das Thema lediglich lokale oder überregionale Bedeutung? Im ersten Fall wird es nur die lokalen Medien interessieren, im zweiten könnt und solltet Ihr Euch auch an die „großen“ überregionalen wenden. Bei Fachthemen oder branchenspezifischen Neuigkeiten recherchiert Ihr nach Fachzeitschriften, in denen Eure News bei den Lesern auf die richtige Zielgruppe treffen. Wenn Ihr noch keinen habt, legt Euch einen Presseverteiler an, in dem Ihr auch Notizen über Medium und Ansprechpartner machen könnt. Gerne helfen wir Euch natürlich auch dabei.

Tipp 2: Einladung
Ladet Eure Gäste per Mail ein! Die meisten Redaktionen arbeiten hauptsächlich mit freiberuflichen Journalisten zusammen, die nur selten vor Ort in der Redaktion vorbei schauen. Eine E-Mail können die zuständigen Redakteure daher schneller und einfacher an den passenden Mitarbeiter weiterleiten als eine gedruckte Einladung. Wenn Ihr Eure Medienvertreter mit Namen kennt, schreibt sie persönlich an! Teilt den Gästen in der Einladung Thema, Agenda, Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer mit. Wie lange im Voraus Ihr die Einladung verschicken solltet, hängt im Wesentlichen davon ab, wie viel Vorlauf euer Thema überhaupt erlaubt und ob es nur lokale oder überregionale Bedeutung hat. Sollen überregionale – ggf. sogar internationale – Medienvertreter an Eurer Konferenz teilnehmen, müsst Ihr den Gästen auf jeden Fall mehr Zeit für die Reiseplanung einräumen.

Tipp 3: Erinnerung
Obwohl Ihr um Rückantwort gebeten habt, hat sich kaum jemand gemeldet? Das ist normal! Im stressigen Redaktionsalltag wird oftmals erst kurzfristig entschieden, ob eine Veranstaltung besucht werden kann oder nicht. Zeit für Antworten bleibt da selten. Mailt einfach ein paar Tage vor Eurer Pressekonferenz eine Erinnerung an alle eingeladenen Redaktionen – und seid darauf vorbereitet, dass sich auch dann nicht alle melden und die meisten unangemeldet kommen!

Tipp 4: Referenten
Legt frühzeitig fest, wer aus Euren Reihen zu welchem Thema mit den Journalisten spricht. Fachthemen sollten beispielsweise von den entsprechenden Experten aus den Fachabteilungen beantwortet werden. Aber Achtung: Überfordert die Journalisten nicht! Beschränkt die Teilnehmerzahl aus Euren Reihen auf das Nötigste! Sprecht mit Euren Referenten den Ablauf der Pressekonferenz ab, vereinbart Redezeiten, die nicht überschritten werden sollten. Bereitet für jeden Namensschilder mit Vor- und Nachname und Funktion vor.

Tipp 5: Veranstaltungsraum und -ort
Reserviert frühzeitig den Veranstaltungsraum und testet möglichst am Vortag die dort verfügbare Technik. Findet die PK nicht in Eurem Unternehmen statt, wählt einen Tagungsort, der verkehrstechnisch gut erreichbar ist. Bei großen überregional interessanten Presseevents, zu denen die Journalisten von weit her anreisen, solltet Ihr diesen einen Pressecounter und Arbeitsraum mit einer schnellen Internet- bzw. WLAN-Verbindung einrichten, damit sie die Möglichkeit haben, aktuell vor Ort von Ihrem Ereignis zu berichten.

Tipp 6: Präsentation
Für die Erstellung Eurer PowerPoint-Präsentation solltet Ihr den Veranstaltungsraum vorab besuchen und den maximalen Abstand zur Leinwand abmessen. Nur so könnt Ihr die passende Schriftgröße wählen, die (bei vielen Teilnehmern) auch in den hinteren Reihen noch gelesen werden kann. Rechnet dazu den Abstand zur Leinwand und die Leinwandgröße in Euren Leseabstand zum Monitor und dessen Größe um.

Tipp 7: Pressemappe

Druckt die Folien aus Eurer PowerPoint-Präsentation aus und fügt sie der Pressemappe bei, die Ihr den Journalisten zu Beginn der Pressekonferenz aushändigt. In die Mappe gehören außerdem Eure aktuelle Pressemeldung zu dem Thema, zu dem Ihr geladen habt, Redemanuskripte, Hintergrundinformationen zu Eurem Unternehmen, Kontaktdaten sowie ggf. Broschüren, Datenblätter und Prospekte. Verzichtet auf eine teure Hülle – die stapeln sich in den Redaktionen und wandern dann doch nur in den Müll. Fehlende Infos solltet Ihr noch während der Pressekonferenz ausdrucken oder – falls dies nicht möglich ist – schnellstmöglich per Mail nachreichen.

Tipp 8: Goodies
Nehmt den Medienvertretern ein Stück Arbeit ab, indem Ihr ihnen die Informationen aus der Pressemappe auch digital auf einem Stick zur Verfügung stellen. Mit dem Stick habt Ihr dann auch gleich ein kleines Pressegeschenk zur Hand, das die Journalisten gerne annehmen. Ebenfalls gut an kommen Arbeitsmaterialien wie Block und Kugelschreiber. Mit Süßigkeiten kann man auch meist nichts falsch machen. Vorsicht ist bei teureren Geschenken geboten: Hier kommt schnell ein Geschmäckle von Bestechung auf.

Tipp 9: Empfang
Am Tag der Pressekonferenz gilt: Seid gute Gastgeber! Geht auf Eure Besucher zu, begrüßt sie und lasst sie nicht alleine stehen. Stellt Euch den Euch unbekannten Journalisten vor, helft ihnen, sich zurecht zu finden, und brecht mit ein wenig Small Talk das Eis.

Tipp 10: Ablauf
Sorgt dafür, dass aus Eurem Haus alle pünktlich sind! Pünktliche Medienvertreter solltet Ihr nicht bestrafen, indem Ihr sie auf unpünktliche Kollegen warten lasst. Bei kleinen lokalen Veranstaltungen reicht es, wenn Ihr fünf Minuten wartet. Erwartet Ihr Gäste mit langer Anreise, sollte auch das akademische Viertel noch im Rahmen liegen. Hier empfiehlt es sich allerdings, von vornherein einen Zeitpuffer zwischen Empfang und Konferenzbeginn zu legen. Eine Kleinigkeit zu Essen dürft Ihr den Journalisten gerne anbieten. Achtet aber darauf, dass die Mahlzeit keine zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt. Wählt daher Snacks wie belegte Brötchen oder Fingerfood, das sich problemlos während der Konferenz verspeisen lässt.

(C) Nicole Marschall